TÀI KHOẢN 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Cập nhật mới nhất 27/11/2025 by admin

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất của bộ phận quản lý, lệ phí môn bài; khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…).

b) Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, doanh nghiệp kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bên Nợ:

– Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;

– Số dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

Bên Có:

– Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;

– Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

Có các TK 334, 338.

3.2. Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: Xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,… ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có các TK 111, 112, 152, 242, 331,…

3.3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 153, 331,…

3.4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,… ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

3.5. Lệ phí môn bài, tiền thuê đất,… phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

3.6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có các TK 111, 112,…

3.7. Kế toán dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán:

– Trường hợp số dự phòng nợ phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước chưa sử dụng hết, doanh nghiệp trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

– Trường hợp số dự phòng nợ phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước chưa sử dụng hết, doanh nghiệp hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

3.8. Khi trích lập dự phòng phải trả (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng) tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ví dụ như dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

– Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở thời điểm kết thúc kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở thời điểm kết thúc kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

3.9. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331, 335,…

3.10. Kế toán chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp:

– Đối với sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112,…

– Đối với sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:

+ Khi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 2413 – Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,…

+ Khi công tác sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 2413 – Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ.

+ Định kỳ, kế toán phân bổ chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong từng kỳ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.

3.11. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,…

3.12. Thuế GTGT đầu vào liên quan đến bộ phận quản lý doanh nghiệp không được khấu trừ nếu được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).

3.13. Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý; Sản phẩm, hàng hóa dùng để biểu, tặng, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có các TK 155, 156,…

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

3.14. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

3.15. Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.