Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí là khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận khi giao dịch phát sinh hoặc khi tương đối chắc chắn sẽ phát sinh, không phụ thuộc đã chi tiền hay chưa; chi phí phải phù hợp với doanh thu của kỳ và tuân thủ nguyên tắc thận trọng. Khoản chi có đủ chứng từ, hạch toán đúng chế độ nhưng không được trừ khi tính thuế TNDN vẫn được ghi nhận là chi phí kế toán; phần chênh lệch chỉ được điều chỉnh trên tờ khai quyết toán thuế. Các nguyên tắc này áp dụng từ 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Bốn nguyên tắc ghi nhận chi phí
- Dồn tích: chi phí được ghi nhận theo thời điểm phát sinh nghĩa vụ hoặc tiêu hao nguồn lực, không theo thời điểm chi tiền. Ví dụ tiền điện tháng 12 nhận hóa đơn tháng 1 năm sau vẫn phải trích vào chi phí tháng 12.
- Thận trọng: khoản chi chưa đến hạn thanh toán nhưng chắc chắn phát sinh (bảo hành, bồi thường, lãi vay…) phải được ghi nhận ngay để bảo toàn vốn.
- Phù hợp: khi ghi nhận doanh thu, phải ghi nhận các chi phí tương ứng tạo ra doanh thu đó, gồm chi phí của kỳ, chi phí của kỳ trước hoặc chi phí phải trả liên quan.
- Bản chất hơn hình thức: khi nguyên tắc phù hợp và thận trọng xung đột, doanh nghiệp căn cứ bản chất giao dịch và chuẩn mực kế toán để phản ánh trung thực, hợp lý.
Hệ thống tài khoản chi phí theo Thông tư 99
| Nhóm | Tài khoản |
|---|---|
| Chi phí sản xuất | 621, 622, 623, 627 |
| Giá vốn, chi phí tài chính | 632, 635 |
| Chi phí bán hàng, quản lý | 641, 642 |
| Chi phí khác và thuế TNDN | 811, 821 |
Tài khoản chi phí không có số dư cuối kỳ: toàn bộ được kết chuyển sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh; chi phí sản xuất được tập hợp qua tài khoản 154 trước khi kết chuyển vào giá vốn.
Thay đổi so với Thông tư 200
- Thêm tài khoản 6275 – Thuế, phí, lệ phí trong chi phí sản xuất chung.
- Tài khoản 6415 đổi thành “Thuế, phí, lệ phí” (Thông tư 200 là chi phí bảo hành); chi phí bảo hành được ghi nhận qua dự phòng phải trả (tài khoản 352).
- Tài khoản 821 có thêm tài khoản cấp 3: 82111 – theo Luật thuế TNDN và 82112 – chi phí thuế TNDN bổ sung theo quy định về thuế tối thiểu toàn cầu.
- Không còn tài khoản 631 – Giá thành sản xuất; chi phí sản xuất tập hợp qua 154.
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ phân bổ sau khi phát sinh thay vì trích trước (theo các bài phân tích Thông tư 99).
Theo dõi chi phí theo yếu tố và xác định giá vốn
Ngoài theo dõi theo khoản mục, doanh nghiệp phải theo dõi chi phí theo yếu tố: nguyên vật liệu, tiền lương và các khoản trích theo lương, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Số liệu này dùng để lập thuyết minh báo cáo tài chính. Giá trị hàng xuất kho tính vào giá vốn được xác định theo từng lần phát sinh hoặc căn cứ tồn kho cuối kỳ, theo phương pháp tính giá đã chọn và áp dụng nhất quán (xem nguyên tắc kế toán hàng tồn kho).
Chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế
Kế toán ghi nhận chi phí theo chế độ kế toán; luật thuế quyết định khoản nào được trừ. Hai số liệu khác nhau là bình thường, nhưng phải được điều chỉnh trên tờ khai quyết toán. Một số khoản thường phải loại theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP:
- Khoản chi từ 5 triệu đồng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Khấu hao phần nguyên giá ô tô dưới 9 chỗ vượt 1,6 tỷ đồng.
- Chi phúc lợi vượt một tháng lương bình quân thực hiện trong năm.
- Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế.
Ví dụ
Năm 2026, Công ty H nộp phạt vi phạm hành chính về thuế 10 triệu đồng và tiền chậm nộp 2 triệu đồng. Kế toán ghi Nợ TK 811: 12 triệu / Có TK 3339: 12 triệu, rồi nộp Nợ TK 3339 / Có TK 112. Lợi nhuận kế toán trước thuế là 500 triệu; khi quyết toán, thu nhập tính thuế là 512 triệu do cộng lại khoản không được trừ. Đây là chênh lệch vĩnh viễn, không phát sinh thuế thu nhập hoãn lại.
Lưu ý khi kiểm toán
- Rà soát chi phí phát sinh sau ngày khóa sổ để không bỏ sót chi phí phải trả của năm.
- Chi phí trả trước nhiều kỳ đưa vào tài khoản 242 – Chi phí chờ phân bổ, có tiêu thức phân bổ rõ ràng.
- Phân loại đúng giữa giá vốn, chi phí bán hàng và quản lý để biên lợi nhuận gộp phản ánh đúng.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí không có hóa đơn có được hạch toán không?
Nếu có chứng từ hợp lệ chứng minh nghiệp vụ thực tế phát sinh, doanh nghiệp vẫn ghi nhận chi phí kế toán; việc có được trừ khi tính thuế hay không phụ thuộc quy định thuế.
Có phải ghi giảm chi phí kế toán với khoản không được trừ thuế không?
Không. Thông tư 99 yêu cầu không ghi giảm chi phí kế toán; doanh nghiệp chỉ điều chỉnh tăng thu nhập tính thuế trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Khi nào dùng tài khoản 82112?
Tài khoản 82112 chỉ dùng cho doanh nghiệp thuộc tập đoàn đa quốc gia chịu thuế TNDN bổ sung theo quy định về thuế tối thiểu toàn cầu (Nghị quyết 107/2023/QH15, Nghị định 236/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp thông thường chỉ dùng 82111 cho thuế TNDN hiện hành và 8212 cho thuế hoãn lại.
Chi phí trả trước tiền thuê văn phòng 12 tháng ghi thế nào?
Số tiền trả trước ghi vào tài khoản 242 – Chi phí chờ phân bổ, sau đó phân bổ hằng tháng vào chi phí quản lý doanh nghiệp tương ứng thời gian thuê; không ghi toàn bộ vào chi phí tháng thanh toán.
Nguồn tham khảo: Thông tư 99/2025/TT-BTC (Phụ lục II); Chuẩn mực chung (VAS 01); Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15; Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Tra cứu tại vbpl.vn. Xem thêm tổng quan Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Cẩm nang liên quan: Xem toàn bộ danh mục và hướng dẫn từng tài khoản tại Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025.
Cần hỗ trợ ngay? Hãng Kiểm toán AMA cung cấp dịch vụ tư vấn quyết toán thuế. Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà 37 Bà Triệu, phường Cửa Nam, Hà Nội · Hotline 0843 339 444 · info@amagroup.vn.
