Kiểm kê là gì? Theo Điều 3 Luật Kế toán 88/2015/QH13, kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Kiểm kê cuối năm là việc cân, đong, đo, đếm và đối chiếu tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định thực tế với sổ kế toán tại ngày kết thúc năm tài chính, để xác định chênh lệch và xử lý trước khi lập báo cáo tài chính. Luật Kế toán 88/2015/QH13 (sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15) bắt buộc đơn vị kế toán kiểm kê tài sản cuối kỳ kế toán năm và trong một số trường hợp đặc biệt. Với doanh nghiệp được kiểm toán, biên bản kiểm kê và việc kiểm toán viên chứng kiến kiểm kê là bằng chứng không thể thiếu.
Khi nào doanh nghiệp phải kiểm kê?
- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
- Khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Khi xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và thiệt hại bất thường khác.
- Khi đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Theo yêu cầu quản lý nội bộ (kiểm kê tháng, quý, kiểm kê đột xuất quỹ tiền mặt).
Quy trình kiểm kê 3 giai đoạn
Giai đoạn 1: Chuẩn bị
- Ra quyết định thành lập hội đồng (ban) kiểm kê: đại diện ban giám đốc, kế toán, thủ kho, thủ quỹ, bộ phận sử dụng tài sản.
- Chốt số liệu sổ sách đến thời điểm kiểm kê; dừng nhập – xuất trong thời gian đếm hoặc có cách ghi nhận riêng hàng đang di chuyển.
- Sắp xếp kho, dán nhãn, chuẩn bị phiếu đếm đánh số liên tục, cân, thước đo.
- Thông báo lịch cho đơn vị kiểm toán (nếu có) để bố trí chứng kiến.
Giai đoạn 2: Thực hiện
| Đối tượng | Cách kiểm kê | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tiền mặt | Đếm theo từng mệnh giá, ngoại tệ riêng; đối chiếu sổ quỹ | Kiểm kê bất ngờ, có mặt thủ quỹ và kế toán; ghi nhận các khoản tạm ứng, phiếu chi chưa vào sổ |
| Hàng tồn kho | Đếm từng mã hàng, ghi phiếu đếm, đánh dấu đã đếm | Ghi nhận hàng hư hỏng, chậm luân chuyển, hàng giữ hộ, hàng gửi bán ở nơi khác |
| Tài sản cố định | Đối chiếu từng tài sản với thẻ, mã tài sản, vị trí | Ghi nhận tài sản không sử dụng, chờ thanh lý, đã hết khấu hao nhưng còn dùng |
Giai đoạn 3: Tổng hợp và xử lý
- Lập biên bản kiểm kê có chữ ký các thành viên, xác định thừa, thiếu.
- Tìm nguyên nhân: ghi sổ sai, nhầm mã hàng, hao hụt tự nhiên, mất mát, cân đo sai.
- Trình cấp có thẩm quyền quyết định xử lý: bắt bồi thường, tính vào chi phí, điều chỉnh sổ.
- Hạch toán chênh lệch qua tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý hoặc tài sản thừa chờ giải quyết theo hệ thống tài khoản đang áp dụng (Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC).
Ảnh hưởng thuế của kết quả kiểm kê
- Hàng thiếu: phần do cá nhân gây ra và phải bồi thường không được tính vào chi phí được trừ; tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn và nguyên nhân khách quan khác chỉ được trừ phần không được bồi thường, khi có đủ hồ sơ chứng minh theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
- Hàng kém phẩm chất, giảm giá: lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 24/2022/TT-BTC); văn bản này tiếp tục áp dụng nhưng không quá 31/12/2026.
- TSCĐ tạm dừng sử dụng: vẫn được trừ khấu hao nếu dừng để sửa chữa, di dời, bảo trì định kỳ dưới 12 tháng hoặc do sản xuất mùa vụ dưới 9 tháng, có hồ sơ chứng minh (Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
- Thuế GTGT đầu vào: hàng hóa mất mát, hủy hỏng không còn phục vụ kinh doanh chịu thuế cần xem xét điều chỉnh thuế đầu vào tương ứng.
Cách thuyết minh hàng tồn kho sau kiểm kê trên báo cáo tài chính xem bài thuyết minh hàng tồn kho.
Kiểm toán viên chứng kiến kiểm kê như thế nào?
Kiểm toán viên không tự đếm thay doanh nghiệp mà quan sát quy trình, chọn mẫu đếm lại theo hai chiều (từ sổ ra thực tế và từ thực tế về sổ), ghi nhận hàng hư hỏng, chậm luân chuyển và thu thập bản sao phiếu đếm. Nếu không thể chứng kiến tại ngày kết thúc năm, kiểm toán viên phải thực hiện thủ tục thay thế; trường hợp không có thủ tục thay thế phù hợp có thể dẫn đến ý kiến kiểm toán ngoại trừ. Vì vậy doanh nghiệp nên ký hợp đồng kiểm toán sớm (xem những điều cần biết về kiểm toán cho doanh nghiệp).
Câu hỏi thường gặp
Có được kiểm kê trước ngày 31/12 không?
Được, nếu kiểm soát tốt nhập – xuất giữa ngày kiểm kê và ngày kết thúc năm; kế toán phải cộng trừ các phát sinh để suy ra số tồn tại ngày kết thúc năm.
Không kiểm kê cuối năm có bị phạt không?
Có. Không thực hiện kiểm kê theo quy định là hành vi bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP).
Biên bản kiểm kê cần lưu trữ bao lâu?
Biên bản kiểm kê là tài liệu kế toán, lưu trữ cùng hồ sơ báo cáo tài chính năm theo thời hạn quy định tại Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn.
Nguồn tham khảo: Luật Kế toán 88/2015/QH13 (sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15); Thông tư 99/2025/TT-BTC; Thông tư 133/2016/TT-BTC; Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15; Nghị định 320/2025/NĐ-CP; Thông tư 48/2019/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 24/2022/TT-BTC); Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi). Tra cứu tại vbpl.vn.
Cẩm nang liên quan: Xem toàn bộ danh mục và hướng dẫn từng tài khoản tại Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025.
Cẩm nang liên quan: Tổng hợp quy định, quy trình, hồ sơ và chi phí kiểm toán tại Cẩm nang kiểm toán doanh nghiệp 2026.
Cần hỗ trợ ngay? Hãng Kiểm toán AMA cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính. Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà 37 Bà Triệu, phường Cửa Nam, Hà Nội · Hotline 0843 339 444 · info@amagroup.vn.
