Doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN thay người lao động: Điều kiện và các bước

Doanh nghiệp trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho phần đã khấu trừ trong năm, và quyết toán thay cho người lao động nếu họ ủy quyền và đủ điều kiện; hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch. Bài viết hướng dẫn điều kiện ủy quyền, hồ sơ, các bước và lỗi thường gặp.

Doanh nghiệp nào phải quyết toán thuế TNCN?

Tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải khai quyết toán thuế TNCN và quyết toán thay cho cá nhân có ủy quyền, không phân biệt trong năm có khấu trừ thuế hay không. Trường hợp không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán.

Điều kiện người lao động được ủy quyền quyết toán

• Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc thực tế tại doanh nghiệp vào thời điểm quyết toán (kể cả chưa làm đủ 12 tháng trong năm).
• Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi; hoặc có thêm thu nhập vãng lai bình quân tháng không quá 10 triệu đồng đã khấu trừ 10% và không có yêu cầu quyết toán phần này.
• Người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình hoặc giữa các đơn vị cùng hệ thống được ủy quyền cho tổ chức mới.

Các bước quyết toán thay

1. Thu thập giấy ủy quyền quyết toán của người lao động đủ điều kiện.
2. Tổng hợp thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (gia cảnh, người phụ thuộc đã đăng ký, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện hợp lệ).
3. Đối chiếu số thuế đã khấu trừ hằng tháng, quý với số phải nộp cả năm.
4. Lập tờ khai quyết toán và bảng kê chi tiết; nộp qua hệ thống thuế điện tử trước hạn.
5. Nộp thêm số thuế còn thiếu hoặc bù trừ, đề nghị hoàn số nộp thừa cho người lao động theo quy định.

Lỗi thường gặp

• Quyết toán thay cho người không đủ điều kiện (đã nghỉ việc, có thu nhập ở nơi khác).
• Bỏ sót các khoản phụ cấp, thưởng, phúc lợi bằng tiền thuộc thu nhập chịu thuế.
• Tính giảm trừ cho người phụ thuộc chưa đăng ký hoặc trùng lặp giữa hai người.
• Không cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động nghỉ việc để họ tự quyết toán.

Người lao động tự quyết toán xem bài cách tự quyết toán thuế TNCN. Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp xem 10 lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNDN.

Câu hỏi thường gặp

Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng là bao nhiêu?

Áp dụng mức giảm trừ cho bản thân và người phụ thuộc theo quy định hiện hành của kỳ tính thuế quyết toán; doanh nghiệp cần kiểm tra văn bản điều chỉnh mới nhất trước khi tính.

Doanh nghiệp giải thể giữa năm quyết toán TNCN khi nào?

Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động phải quyết toán thuế TNCN trước khi chấm dứt, trong thời hạn quy định của Luật Quản lý thuế.