Quy trình quyết toán thuế TNCN của cá nhân 2026: các bước, hồ sơ, thời hạn

Cá nhân quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo bốn bước: xác định mình được ủy quyền hay phải tự quyết toán, tổng hợp thu nhập và số thuế đã khấu trừ, lập tờ khai quyết toán trực tuyến, rồi nộp thêm thuế hoặc đề nghị hoàn. Từ kỳ tính thuế 2026, thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 với mức giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc, biểu thuế lũy tiến còn 5 bậc.

Những thay đổi cần biết khi quyết toán kỳ tính thuế 2026

• Văn bản áp dụng: Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 (hiệu lực 01/07/2026, phần thu nhập tiền lương, tiền công áp dụng từ kỳ tính thuế 2026) và Nghị định 253/2026/NĐ-CP thay Nghị định 65/2013/NĐ-CP. Thủ tục khai, nộp theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Thông tư 89/2026/TT-BTC.
• Giảm trừ gia cảnh: 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm) cho người nộp thuế; 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15).
• Biểu thuế 5 bậc theo thu nhập tính thuế/tháng: đến 10 triệu 5%; trên 10–30 triệu 10%; trên 30–60 triệu 20%; trên 60–100 triệu 30%; trên 100 triệu 35%.
• Mã số thuế cá nhân: từ 01/07/2025 dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế.

Lưu ý: kỳ tính thuế 2025 (quyết toán trong năm 2026) vẫn áp dụng mức giảm trừ và biểu thuế cũ.

Bước 1: Xác định ủy quyền hay tự quyết toán

Người chỉ có thu nhập tiền lương từ một nơi, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại thời điểm quyết toán thường ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay. Cá nhân nên tự quyết toán khi:

• Có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên và còn số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa muốn hoàn.
• Bị khấu trừ 10% tại nguồn (thu nhập vãng lai) và tổng thu nhập cả năm sau giảm trừ thấp hơn mức chịu thuế, muốn được hoàn.
• Không đủ điều kiện ủy quyền, ví dụ đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán.
• Là cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài.

Các điều kiện chi tiết về miễn quyết toán và ủy quyền cần đối chiếu Nghị định 253/2026/NĐ-CP và hướng dẫn mới nhất của cơ quan thuế.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu hiện hành (kiểm tra mẫu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC trên hệ thống thuế điện tử).
2. Phụ lục giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (nếu có), kèm hồ sơ chứng minh người phụ thuộc nếu chưa đăng ký.
3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nay chủ yếu là chứng từ điện tử) do từng tổ chức trả thu nhập cấp.
4. Chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học được giảm trừ (nếu có).
5. Tài liệu về thu nhập và số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

Bước 3: Lập và nộp tờ khai trực tuyến

Cá nhân đăng nhập Cổng thông tin thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile (có thể dùng tài khoản định danh điện tử theo hướng dẫn hiện hành), chọn quyết toán thuế TNCN. Hệ thống thường gợi ý sẵn dữ liệu thu nhập do các tổ chức trả thu nhập đã kê khai; người nộp thuế cần đối chiếu với chứng từ khấu trừ, bổ sung khoản còn thiếu và kiểm tra số người phụ thuộc trước khi nộp. Cơ quan tiếp nhận được xác định theo nơi tổ chức trả thu nhập khấu trừ thuế hoặc nơi cư trú, nay là Thuế tỉnh, thành phố hoặc Thuế cơ sở theo bộ máy mới.

Ví dụ: Anh A có lương 30 triệu đồng/tháng, đóng bảo hiểm bắt buộc 10,5% (3,15 triệu), nuôi một con. Thu nhập tính thuế mỗi tháng = 30 − 3,15 − 15,5 − 6,2 = 5,15 triệu đồng, thuế 5% ≈ 257.500 đồng/tháng. Nếu trong năm đã bị khấu trừ nhiều hơn, anh A được hoàn phần chênh lệch.

Bước 4: Nộp thêm hoặc đề nghị hoàn thuế và thời hạn

Nếu còn thuế phải nộp, cá nhân nộp qua ngân hàng điện tử hoặc eTax Mobile. Nếu nộp thừa, chọn hoàn về tài khoản hoặc bù trừ kỳ sau ngay trên tờ khai. Theo quy định quản lý thuế, hạn cá nhân tự quyết toán thường là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch, còn tổ chức trả thu nhập quyết toán chậm nhất ngày cuối tháng thứ 3; cá nhân nên theo dõi thông báo của cơ quan thuế cho kỳ quyết toán năm 2026. Nộp chậm hồ sơ có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi), mức phạt với cá nhân bằng một nửa tổ chức, và tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu còn thuế phải nộp.

Câu hỏi thường gặp

Thu nhập từ hai nơi có bắt buộc tự quyết toán không?

Thông thường có, nếu còn số thuế phải nộp thêm hoặc muốn hoàn thuế. Một số trường hợp thu nhập vãng lai nhỏ đã khấu trừ 10% có thể được ủy quyền; cần đối chiếu điều kiện theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Đăng ký người phụ thuộc muộn có được giảm trừ cả năm không?

Người phụ thuộc được giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu khai đủ hồ sơ khi quyết toán, kể cả khi đăng ký muộn trong năm.

Doanh nghiệp có cần làm gì khi nhân viên tự quyết toán?

Doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế đầy đủ, khai đúng thu nhập trên tờ khai của tổ chức để dữ liệu khớp. Tham khảo thêm công việc kế toán thuế theo tháng, quý, năm.

Nguồn tham khảo: Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15; Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15; Nghị định 253/2026/NĐ-CP; Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15; Thông tư 89/2026/TT-BTC; Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP). Tra cứu văn bản gốc tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn).