Từ 01/01/2026, chứng từ kế toán của doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay Thông tư 200/2014/TT-BTC); các biểu mẫu chứng từ kèm Thông tư mang tính hướng dẫn, doanh nghiệp được tự thiết kế miễn bảo đảm nội dung bắt buộc theo Luật Kế toán. Bộ 37 mẫu chứng từ theo Thông tư 200/2014 trước đây không còn là căn cứ áp dụng. Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể dùng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Nội dung bắt buộc của chứng từ kế toán
Dù dùng mẫu hướng dẫn hay tự thiết kế, chứng từ kế toán phải có tối thiểu các nội dung theo Luật Kế toán:
- Tên và số hiệu chứng từ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ và đơn vị, cá nhân nhận chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá, số tiền ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người liên quan.
Doanh nghiệp có thể bổ sung thông tin phục vụ quản trị (mã dự án, bộ phận, mã khách hàng) nhưng không được bỏ các nội dung trên.
Các nhóm chứng từ kế toán thường dùng
| Nhóm | Chứng từ điển hình |
|---|---|
| Lao động, tiền lương | Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm |
| Hàng tồn kho | Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê, biên bản kiểm nghiệm |
| Bán hàng | Hóa đơn điện tử, bảng kê bán lẻ, bảng thanh toán đại lý |
| Tiền tệ | Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng, chứng từ ngân hàng |
| Tài sản cố định | Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý, bảng tính và phân bổ khấu hao |
Hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng nhất ở khâu mua, bán, thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định cần bộ chứng từ đầy đủ; xem ví dụ tại bài hạch toán thanh lý tài sản cố định theo Thông tư 99/2025.
Chứng từ điện tử và chữ ký
- Chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ giấy khi bảo đảm tính toàn vẹn, có chữ ký điện tử hợp lệ và truy xuất được.
- Chứng từ chuyển từ giấy sang điện tử (và ngược lại) phải tuân thủ quy định chuyển đổi của pháp luật kế toán.
- Chữ ký trên chứng từ phải đúng người có thẩm quyền; không ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung.
Lỗi thường gặp khi lập và lưu chứng từ
- Tiếp tục in mẫu cũ theo Thông tư 200/2014 nhưng thiếu nội dung bắt buộc hoặc ghi sai căn cứ pháp lý.
- Phiếu chi không kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 5 triệu đồng, dẫn đến bị loại chi phí khi tính thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT.
- Thiếu chữ ký người duyệt, sửa chữa, tẩy xóa trên chứng từ.
- Không lưu trữ đủ thời hạn; xem hồ sơ, chứng từ thuế phải lưu trữ bao lâu.
Chứng từ là căn cứ để ghi sổ; quy định về sổ kế toán xem tại bài sổ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc dùng mẫu chứng từ kèm Thông tư 99/2025 không?
Không bắt buộc với chứng từ kế toán thông thường; doanh nghiệp được tự thiết kế nếu đủ nội dung theo Luật Kế toán. Riêng hóa đơn và một số chứng từ theo pháp luật chuyên ngành phải theo mẫu, định dạng quy định.
Chứng từ đã lập theo mẫu Thông tư 200 năm 2025 có phải lập lại không?
Không. Chứng từ lập đúng quy định tại thời điểm phát sinh vẫn hợp lệ.
Phiếu thu, phiếu chi điện tử có cần in ra không?
Không bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện chứng từ điện tử và lưu trữ điện tử theo quy định.
Nguồn tham khảo: Luật Kế toán 88/2015/QH13 sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15; Nghị định 174/2016/NĐ-CP; Thông tư 99/2025/TT-BTC; Thông tư 133/2016/TT-BTC; Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tra cứu tại vbpl.vn.
Cẩm nang liên quan: Xem toàn bộ danh mục và hướng dẫn từng tài khoản tại Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025.
Cần hỗ trợ ngay? Hãng Kiểm toán AMA cung cấp dịch vụ tư vấn setup bộ máy kế toán. Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà 37 Bà Triệu, phường Cửa Nam, Hà Nội · Hotline 0843 339 444 · info@amagroup.vn.
