Hồ sơ, chứng từ thuế phải lưu trữ bao lâu? Quy định 2026

Không có một thời hạn chung cho mọi hồ sơ thuế: chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế phải lưu tối thiểu 10 năm; tài liệu phục vụ quản lý, điều hành lưu tối thiểu 5 năm; một số tài liệu có ý nghĩa đặc biệt phải lưu vĩnh viễn. Căn cứ là Luật Kế toán 88/2015/QH13 (sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15) và Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Từ 01/07/2026, khi Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 có hiệu lực, việc lưu giữ đầy đủ chứng từ càng quan trọng vì cơ quan thuế quản lý theo dữ liệu và rủi ro.

Ba mức thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Thời hạn được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc từ ngày kết thúc công việc (với hồ sơ dự án, thanh lý), không tính từ ngày lập chứng từ.

Hồ sơ thuế cụ thể cần giữ những gì

Thực tế kiểm toán của AMA cho thấy doanh nghiệp thường giữ đủ tờ khai nhưng thiếu các chứng từ chứng minh. Bộ hồ sơ nên lưu cùng thời hạn 10 năm gồm:

• Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, thông báo nộp thuế, giấy nộp tiền và các văn bản trao đổi với cơ quan thuế.
• Hóa đơn đầu ra, đầu vào (bản điện tử định dạng XML, không chỉ bản PDF hoặc bản in).
• Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản chi từ 5 triệu đồng.
• Bảng lương, hợp đồng lao động, cam kết 08/CK-TNCN, đăng ký người phụ thuộc.
• Hồ sơ giao dịch liên kết, hồ sơ xác định giá thị trường (nếu có).
• Biên bản, kết luận kiểm tra, thanh tra thuế và hồ sơ giải trình.

Liên hệ với quy định quản lý thuế mới

Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 (thay Luật 38/2019/QH14) cùng Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC áp dụng từ 01/07/2026. Một số điểm ảnh hưởng tới việc lưu trữ:

• Thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế rút xuống trong 5 năm (trước đây 10 năm). Tuy vậy, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vẫn theo Luật Kế toán, không rút ngắn theo.
• Cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử, ngân hàng và hồ sơ khai; doanh nghiệp không xuất trình được chứng từ có thể bị loại chi phí, ấn định thuế và tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
• Thời hiệu xử phạt và ấn định thuế được quy định riêng; doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc khi quyết định tiêu hủy hồ sơ cũ.

Lưu trữ điện tử: điều kiện để có giá trị

Luật Kế toán cho phép lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng điện tử. Để bản điện tử được chấp nhận, doanh nghiệp cần:

1. Bảo đảm tính toàn vẹn, không bị sửa đổi; có chữ ký số với chứng từ điện tử.
2. Có khả năng truy cập, in ra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu trong suốt thời hạn lưu.
3. Sao lưu định kỳ ở ít nhất hai nơi; có quy trình phân quyền truy cập.
4. Với chứng từ giấy được số hóa, vẫn giữ bản gốc trong thời hạn luật định, trừ khi quy định cho phép khác.

Hệ thống hồ sơ nên được thiết kế ngay từ khi tổ chức bộ máy kế toán; xem thêm các nguyên tắc ghi nhận tại bài Nghị định 174/2016/NĐ-CP: nội dung chính còn áp dụng.

Câu hỏi thường gặp

Hết 10 năm có được tự tiêu hủy chứng từ không?

Có, nhưng phải thành lập hội đồng tiêu hủy, lập biên bản và danh mục tài liệu. Không tiêu hủy tài liệu đang liên quan đến vụ việc kiểm tra, thanh tra, tranh chấp chưa kết thúc.

Hóa đơn điện tử có cần in ra để lưu không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp lưu tệp XML gốc và bảo đảm tra cứu được; bản in chỉ để thuận tiện đối chiếu.

Mất chứng từ thì xử lý thế nào?

Phải kiểm kê, báo cáo cơ quan có liên quan và phục hồi tài liệu (xin bản sao từ đối tác, ngân hàng). Không phục hồi được thì chi phí liên quan có nguy cơ bị loại khi quyết toán.

Nguồn tham khảo: Luật Kế toán 88/2015/QH13 sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15; Nghị định 174/2016/NĐ-CP; Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15; Nghị định 252/2026/NĐ-CP; Thông tư 89/2026/TT-BTC. Tra cứu tại vbpl.vn.

Cẩm nang liên quan: Tổng hợp nghĩa vụ, lịch kê khai và điểm mới về thuế tại Cẩm nang thuế doanh nghiệp 2026.