Từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử lập sai được xử lý bằng một trong hai cách: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế; thao tác hủy hóa đơn đã bị bỏ. Căn cứ là Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (thay Thông tư 78/2021/TT-BTC). Khi người mua là tổ chức, hai bên phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Bài viết này thay cho hướng dẫn cũ theo Thông tư 78/2021.
Những thay đổi chính so với Thông tư 78/2021
| Nội dung | Trước 01/06/2025 | Từ 01/06/2025 |
|---|---|---|
| Văn bản áp dụng | Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021 | Nghị định 123/2020 sửa đổi bởi Nghị định 70/2025; Thông tư 32/2025 |
| Hủy hóa đơn sai | Có thể hủy và lập hóa đơn mới trong một số trường hợp | Bỏ thao tác hủy; chỉ điều chỉnh hoặc thay thế |
| Thỏa thuận với người mua | Tùy trường hợp | Người mua là tổ chức: bắt buộc có văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót |
| Xử phạt | Phạt theo từng số hóa đơn | Theo Nghị định 125/2020 sửa đổi bởi Nghị định 310/2025: bỏ phạt theo từng số hóa đơn |
Tổng quan các quy định bắt buộc về hóa đơn điện tử năm 2026 có tại bài hóa đơn điện tử 2026 và điểm mới Nghị định 70/2025; tình trạng hiệu lực của Thông tư 78/2021 xem tại Thông tư 78/2021 đã được thay bằng Thông tư 32/2025.
Khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế?
Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác
Người bán thông báo cho người mua về sai sót, không bắt buộc lập lại hóa đơn; doanh nghiệp nên đối chiếu điều kiện cụ thể tại Nghị định 123/2020 (sửa đổi).
Sai mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa không đúng quy cách
Người bán chọn một trong hai cách:
- Hóa đơn điều chỉnh: ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm…”; ghi số điều chỉnh tăng (dương) hoặc giảm (âm) cho đúng thực tế.
- Hóa đơn thay thế: ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm…”; lập lại toàn bộ nội dung đúng. Hóa đơn bị thay thế không còn giá trị sử dụng.
Ví dụ
Doanh nghiệp xuất hóa đơn dịch vụ tư vấn ghi thuế suất 10%, trong khi dịch vụ thuộc diện được giảm còn 8% theo Nghị quyết 204/2025/QH15 (áp dụng đến 31/12/2026). Hai bên lập văn bản thỏa thuận nêu rõ sai thuế suất; người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế, hoặc lập hóa đơn thay thế ghi đúng 8%.
Quy trình xử lý hóa đơn sai từng bước
- Xác định loại sai sót và cách xử lý (thông báo, điều chỉnh hay thay thế).
- Với người mua là tổ chức: lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, có xác nhận của hai bên (có thể lập bằng phương thức điện tử).
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã (với hóa đơn có mã) và gửi người mua.
- Kê khai bổ sung hoặc kê khai vào kỳ phát sinh theo hướng dẫn quản lý thuế hiện hành (Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Thông tư 89/2026/TT-BTC).
- Lưu trữ văn bản thỏa thuận cùng hóa đơn để giải trình khi kiểm tra.
Lưu ý để tránh bị xử phạt
- Hóa đơn điều chỉnh, thay thế không được dùng để hợp thức hóa việc lập hóa đơn sai thời điểm; lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị phạt 4–8 triệu đồng.
- Người mua chỉ khấu trừ thuế GTGT theo số đúng sau điều chỉnh; khoản mua từ 5 triệu đồng cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu quy định trong các trường hợp Nghị định 70/2025 yêu cầu (ví dụ khi cơ quan thuế phát hiện sai sót và đề nghị rà soát).
Câu hỏi thường gặp
Có còn được hủy hóa đơn điện tử đã gửi người mua không?
Không. Từ 01/06/2025, hóa đơn sai chỉ được xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế.
Người mua là cá nhân thì có cần văn bản thỏa thuận không?
Yêu cầu văn bản thỏa thuận áp dụng khi người mua là tổ chức; với cá nhân, người bán thông báo cho người mua theo cách thức quy định.
Hóa đơn điều chỉnh lập vào năm sau thì kê khai thế nào?
Thực hiện theo hướng dẫn kê khai tại văn bản quản lý thuế hiện hành; doanh nghiệp nên đối chiếu Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Nguồn tham khảo: Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Thông tư 32/2025/TT-BTC; Nghị định 125/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP; Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15; Thông tư 89/2026/TT-BTC; Nghị quyết 204/2025/QH15. Tra cứu tại vbpl.vn.
Cẩm nang liên quan: Tổng hợp nghĩa vụ, lịch kê khai và điểm mới về thuế tại Cẩm nang thuế doanh nghiệp 2026.
Cần hỗ trợ ngay? Hãng Kiểm toán AMA cung cấp dịch vụ kế toán thuế. Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà 37 Bà Triệu, phường Cửa Nam, Hà Nội · Hotline 0843 339 444 · info@amagroup.vn.
