Nghiệp vụ kế toán thương mại xoay quanh một vòng lặp: mua hàng – nhập kho – bán hàng – ghi nhận giá vốn – thu tiền – trả nợ nhà cung cấp – kết chuyển cuối kỳ. Từ năm tài chính 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay Thông tư 200/2014) hạch toán các nghiệp vụ này trên hệ thống tài khoản mới, trong khi doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể dùng Thông tư 133/2016. Bài viết tổng hợp các bút toán thường gặp nhất để kế toán đối chiếu nhanh.
Nhóm nghiệp vụ mua hàng
Mua hàng hóa nhập kho
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá mua chưa thuế)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111, 112, 331 – tổng giá thanh toán
Lưu ý: hàng mua có giá trị từ 5 triệu đồng (gồm thuế) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm hàng)
Ghi tăng giá gốc hàng tồn kho: Nợ TK 156 (chi tiết chi phí thu mua nếu doanh nghiệp theo dõi riêng), Nợ TK 133 / Có TK 111, 112, 331. Cuối kỳ, chi phí thu mua được phân bổ cho hàng đã bán và hàng còn tồn theo tiêu thức nhất quán.
Chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại hàng mua
Nợ TK 331, 111, 112 / Có TK 156 (phần giảm giá gốc), Có TK 133 (phần thuế GTGT tương ứng). Chứng từ là hóa đơn điều chỉnh do người bán lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Nhóm nghiệp vụ bán hàng
Ghi nhận doanh thu và giá vốn
- Doanh thu: Nợ TK 131, 111, 112 / Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
- Giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 156, tính theo phương pháp xuất kho đã đăng ký (bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước hoặc thực tế đích danh).
Hóa đơn phải lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt 4–8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP).
Chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại
- Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu, Nợ TK 3331 / Có TK 131, 111, 112.
- Nếu hàng trả lại nhập kho: Nợ TK 156 / Có TK 632 theo giá vốn đã ghi nhận.
Bán hàng qua đại lý, ký gửi
Hàng gửi đại lý chưa được ghi nhận doanh thu khi xuất kho: Nợ TK 157 / Có TK 156. Doanh thu chỉ ghi nhận khi đại lý thông báo đã bán; hoa hồng trả đại lý hạch toán vào chi phí bán hàng.
Nhóm nghiệp vụ thanh toán và chi phí
| Nghiệp vụ | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Thu tiền khách hàng chuyển khoản | 112 (Tiền gửi không kỳ hạn) | 131 |
| Trả tiền nhà cung cấp | 331 | 111, 112 |
| Ứng trước cho người bán | 331 (chi tiết đối tượng) | 112 |
| Chi phí bán hàng (lương nhân viên bán hàng, quảng cáo, vận chuyển giao hàng) | 641, 133 | 111, 112, 331, 334 |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp | 642, 133 | 111, 112, 331, 334, 214 |
Theo Thông tư 99/2025, TK 112 được đổi tên thành “Tiền gửi không kỳ hạn”; kế toán nên đối chiếu phụ lục hệ thống tài khoản của Thông tư để cập nhật tên và tài khoản chi tiết trên phần mềm.
Nghiệp vụ cuối kỳ
- Khấu trừ thuế GTGT: Nợ TK 3331 / Có TK 133 theo số được khấu trừ trong kỳ; kê khai theo tháng hoặc quý, hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 tháng sau, tờ khai quý là ngày cuối tháng đầu quý sau.
- Kiểm kê và dự phòng: đối chiếu tồn kho thực tế với sổ; khi giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào giá vốn.
- Đối chiếu công nợ: lập biên bản đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp lớn; đánh giá khả năng thu hồi để trích dự phòng phải thu khó đòi.
- Kết chuyển xác định kết quả: kết chuyển 511, 521, 632, 641, 642 và doanh thu, chi phí tài chính sang TK 911 để xác định lợi nhuận.
Phần mô tả công việc của vị trí kế toán thương mại dịch vụ được trình bày trong bài kế toán thương mại dịch vụ là gì; cách trình bày số dư hàng hóa trên báo cáo tài chính xem tại thuyết minh hàng tồn kho.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc chuyển sang Thông tư 99/2025 không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp nhỏ và vừa tiếp tục được áp dụng Thông tư 133/2016, hoặc chọn Thông tư 99/2025 nếu áp dụng nhất quán.
Chiết khấu thanh toán cho khách có ghi giảm doanh thu không?
Không. Chiết khấu thanh toán (do khách trả tiền sớm) được ghi nhận vào chi phí tài chính, khác với chiết khấu thương mại ghi giảm doanh thu qua TK 521.
Mua hàng trả bằng tiền mặt 6 triệu đồng có được khấu trừ thuế không?
Không. Hàng hóa, dịch vụ mua từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào.
Nguồn tham khảo: Thông tư 99/2025/TT-BTC; Thông tư 133/2016/TT-BTC; Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 (sửa đổi); Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Nghị định 125/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Tra cứu tại vbpl.vn.
Cẩm nang liên quan: Xem toàn bộ danh mục và hướng dẫn từng tài khoản tại Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025.
Cần hỗ trợ ngay? Hãng Kiểm toán AMA cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói. Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà 37 Bà Triệu, phường Cửa Nam, Hà Nội · Hotline 0843 339 444 · info@amagroup.vn.
