Lỗi kế toán dễ bị phạt mà doanh nghiệp không ngờ tới

Những lỗi kế toán dễ bị phạt nhất thường không phải gian lận lớn mà là lỗi thủ tục: sổ sách thiếu chữ ký hoặc không khóa sổ, chứng từ không khớp sổ, lưu trữ tài liệu không đủ thời hạn, nộp tờ khai chậm vài ngày, lập hóa đơn sai thời điểm. Vi phạm về kế toán bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), trong đó mức phạt tiền quy định cho cá nhân và tổ chức bị phạt gấp đôi; vi phạm về thuế, hóa đơn bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP).

Nhóm 1: Lỗi về sổ kế toán

• Sổ không ghi đủ tên đơn vị, ngày mở – khóa sổ, thiếu chữ ký người lập, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật; không đánh số trang, không đóng dấu giáp lai (với sổ giấy).
• Sửa chữa sai sót trên sổ không đúng phương pháp (tẩy xóa, ghi đè thay vì ghi cải chính hoặc ghi số âm, ghi bổ sung).
• Không in sổ ra giấy hoặc không lưu trữ điện tử đúng quy định sau khi khóa sổ.
• Không mở sổ đầu năm, sổ ghi không liên tục, số dư đầu năm không khớp số dư cuối năm trước.
• Số liệu trên sổ không có chứng từ chứng minh hoặc không khớp chứng từ.
• Nghiêm trọng nhất: để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả; hủy hoặc cố ý làm hư hỏng sổ trước hạn. Đây là nhóm hành vi bị phạt nặng và có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.

Nhóm 2: Lỗi về lưu trữ, cung cấp tài liệu kế toán

• Bản sao tài liệu kế toán thiếu chữ ký, dấu xác nhận.
• Lưu trữ không đầy đủ, bảo quản không an toàn để hư hỏng, mất mát trong thời hạn lưu trữ.
• Tiêu hủy tài liệu khi chưa hết thời hạn hoặc không lập hội đồng, biên bản tiêu hủy.
• Không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ tài liệu cho đoàn kiểm tra.
• Không tổ chức kiểm kê, phục hồi tài liệu bị mất, bị hủy hoại (ví dụ sau hỏa hoạn, sự cố máy chủ).

Thời hạn lưu trữ từng loại hồ sơ xem bài hồ sơ, chứng từ thuế doanh nghiệp cần lưu trữ bao lâu.

Nhóm 3: Lỗi về thuế, hóa đơn mà kế toán hay gặp

Cá nhân vi phạm bị phạt bằng 1/2 mức của tổ chức. Từ năm 2026, nhiều tờ khai cùng sắc thuế nộp chậm cùng ngày chỉ bị phạt một hành vi, và lỗi hóa đơn không còn bị phạt theo từng số hóa đơn. Nếu doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thì không bị phạt hành vi khai sai, chỉ nộp tiền chậm nộp. Thời hạn khai bổ sung theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 là 5 năm.

Cách phòng tránh

1. Lập lịch nộp tờ khai: tháng – ngày 20 tháng sau; quý – ngày cuối tháng đầu quý sau; quyết toán năm – ngày cuối tháng thứ 3 sau năm tài chính.
2. Khóa sổ, in hoặc ký số sổ kế toán sau mỗi kỳ; đối chiếu số dư đầu kỳ.
3. Quy định sửa sai bằng bút toán điều chỉnh có chứng từ, không xóa dữ liệu trên phần mềm.
4. Sao lưu dữ liệu định kỳ; có danh mục hồ sơ lưu trữ và thời hạn.
5. Rà soát định kỳ hoặc thuê kiểm tra độc lập trước kỳ quyết toán.

Danh sách rủi ro thuế cần tự rà soát xem bài rủi ro thuế thường gặp và cách tự rà soát.

Câu hỏi thường gặp

Ai bị phạt khi kế toán làm sai: kế toán hay doanh nghiệp?

Vi phạm của đơn vị kế toán thì doanh nghiệp (tổ chức) bị phạt; cá nhân kế toán có thể chịu trách nhiệm kỷ luật, bồi thường theo hợp đồng lao động hoặc bị xử phạt khi là chủ thể vi phạm.

Ghi sổ trên phần mềm có cần in ra giấy không?

Doanh nghiệp được lưu trữ sổ kế toán điện tử nếu đáp ứng điều kiện; với các sổ phải in theo quy định thì vẫn phải in, ký sau khi khóa sổ.

Mức phạt trong Nghị định 41/2018 áp dụng cho ai?

Mức phạt tiền quy định là của cá nhân; tổ chức vi phạm cùng hành vi bị phạt gấp đôi. Doanh nghiệp nên tra cứu văn bản hợp nhất để biết mức phạt hiện hành của từng hành vi.

Nguồn tham khảo: Luật Kế toán 88/2015/QH13 (sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15); Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP); Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP); Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15. Tra cứu tại vbpl.vn.