Hồ sơ kiểm toán doanh nghiệp FDI cần chuẩn bị những gì?

Hồ sơ kiểm toán doanh nghiệp FDI cần được chuẩn bị đầy đủ từ giấy tờ pháp lý, sổ sách kế toán đến chứng từ giao dịch, thuế, tiền lương và tài sản. Do đặc thù có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp còn cần lưu ý hồ sơ góp vốn, giao dịch với công ty mẹ, chuyên gia nước ngoài và các khoản phát sinh bằng ngoại tệ. Chuẩn bị tài liệu theo từng nhóm giúp quá trình kiểm toán báo cáo tài chính thuận lợi hơn và hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Hồ sơ kiểm toán doanh nghiệp FDI gồm những gì?

Tùy lĩnh vực và quy mô hoạt động, danh mục hồ sơ kiểm toán có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp FDI. Tuy nhiên, phần lớn hồ sơ cần chuẩn bị đều xoay quanh pháp lý doanh nghiệp, báo cáo tài chính, chứng từ kế toán, nhân sự, tài sản, hàng tồn kho và nghĩa vụ thuế. Việc phân loại hồ sơ ngay từ đầu giúp kế toán dễ kiểm tra tính đầy đủ và hỗ trợ kiểm toán viên nhanh chóng tiếp cận những tài liệu cần thiết.

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp FDI cần chuẩn bị gì?

Hồ sơ pháp lý giúp kiểm toán viên xác định thông tin cơ bản về doanh nghiệp, cơ cấu sở hữu và những thay đổi có ảnh hưởng đến hoạt động trong năm. Doanh nghiệp nên chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) cùng các tài liệu điều chỉnh nếu có. Điều lệ, hồ sơ góp vốn và tài liệu thể hiện vốn góp thực tế cũng cần được tập hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và toàn bộ hồ sơ điều chỉnh.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) và các lần thay đổi.
• Điều lệ công ty, hồ sơ góp vốn và xác nhận vốn góp thực tế.
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin tài khoản ngân hàng, đặc biệt các tài khoản liên quan đến hoạt động đầu tư.

Nếu trong năm có thay đổi về vốn đầu tư, chủ sở hữu, người quản lý hoặc cơ cấu doanh nghiệp, tài liệu thay đổi tương ứng cũng cần được sắp xếp đầy đủ. Hồ sơ pháp lý càng thống nhất với thông tin trên báo cáo tài chính thì quá trình đối chiếu càng thuận lợi. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra trước những tài liệu đã hết hiệu lực hoặc được thay thế để tránh cung cấp nhầm hồ sơ cũ.

Sổ sách kế toán và báo cáo tài chính gồm những gì?

Đây là nhóm hồ sơ trọng tâm trong hồ sơ kiểm toán doanh nghiệp FDI vì kiểm toán viên sử dụng dữ liệu kế toán để kiểm tra các khoản mục trên báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần chuẩn bị báo cáo tài chính năm, bản thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan theo chế độ kế toán đang áp dụng. Số liệu trên báo cáo cần có khả năng đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết và bảng cân đối số phát sinh.

Các tài khoản có biến động lớn như tiền, công nợ phải thu, phải trả, doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, tài sản cố định và vốn chủ sở hữu thường cần được kiểm tra kỹ. Vì vậy, kế toán nên hoàn tất việc khóa sổ và đối chiếu số liệu trước khi bàn giao hồ sơ cho kiểm toán viên. Nếu doanh nghiệp sử dụng thêm hệ thống báo cáo quản trị của tập đoàn, cần xác định rõ những chênh lệch giữa báo cáo tại Việt Nam và báo cáo nội bộ.

Lưu ý theo kỳ kiểm toán: BCTC năm 2025 vẫn lập theo chế độ kế toán doanh nghiệp đã áp dụng trong năm (thường là Thông tư 200/2014/TT-BTC). Từ năm tài chính 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC nên cần chuẩn bị thêm bảng chuyển đổi số dư đầu năm từ hệ thống tài khoản cũ sang hệ thống mới, chính sách kế toán cập nhật và mẫu Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động toàn diện theo quy định mới để kiểm toán viên kiểm tra số liệu so sánh.

Chứng từ kế toán và giao dịch gốc cần chuẩn bị thế nào?

Chứng từ kế toán là cơ sở để kiểm toán viên kiểm tra tính có thực, đầy đủ và hợp lý của các giao dịch được ghi nhận. Doanh nghiệp cần tập hợp hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra cùng biên bản điều chỉnh hoặc thay thế nếu phát sinh. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, biên bản đối chiếu hoặc bù trừ công nợ cũng nên được sắp xếp theo từng nhóm giao dịch để dễ tra cứu.

• Hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra và hồ sơ điều chỉnh, thay thế nếu có.
• Chứng từ ngân hàng như ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có.
• Biên bản đối chiếu hoặc bù trừ công nợ với khách hàng, nhà cung cấp và bên liên quan.
• Hợp đồng kinh tế về mua bán hàng hóa, dịch vụ, thuê kho, thuê văn phòng.
• Biên bản giao nhận, nghiệm thu, thanh lý và tài liệu chứng minh việc thực hiện giao dịch.
• Hồ sơ giao dịch liên kết đối với các giao dịch với công ty mẹ hoặc doanh nghiệp trong tập đoàn.

Đối với dịch vụ mua từ nước ngoài hoặc các giao dịch nội bộ tập đoàn, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm tài liệu chứng minh nội dung và kết quả thực hiện. Điều này giúp làm rõ bản chất giao dịch thay vì chỉ dựa vào hợp đồng và chứng từ thanh toán. Những giao dịch có giá trị lớn hoặc phát sinh thường xuyên cũng nên được tổng hợp riêng để kiểm toán viên dễ kiểm tra.

Hồ sơ nhân sự, tiền lương và chuyên gia nước ngoài gồm gì?

Hồ sơ nhân sự được sử dụng để kiểm tra chi phí tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi và các nghĩa vụ thuế liên quan. Doanh nghiệp nên chuẩn bị hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các quy chế về lương thưởng đang áp dụng. Số liệu nhân sự cần thống nhất với chi phí tiền lương trên sổ kế toán và hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Đối với chuyên gia nước ngoài, hồ sơ thường cần được kiểm tra kỹ hơn do liên quan đến tình trạng cư trú và các khoản thu nhập phát sinh. Doanh nghiệp nên chuẩn bị giấy phép lao động hoặc tài liệu thuộc trường hợp miễn, visa, thẻ tạm trú và thỏa thuận về các khoản chi phí do doanh nghiệp hoặc tập đoàn chi trả. Các tài liệu này cần được đối chiếu với bảng lương, hồ sơ TNCN và những khoản phúc lợi đã ghi nhận trong năm.

Với kỳ tính thuế 2026, hồ sơ tiền lương cần phản ánh các thay đổi theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 (giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc; biểu thuế lũy tiến 5 bậc), cũng như tiền lương đóng bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15.

Hồ sơ tài sản cố định và hàng tồn kho cần chuẩn bị gì?

Tài sản cố định cần có hồ sơ thể hiện quá trình mua sắm, ghi nhận, sử dụng và khấu hao trong kỳ. Doanh nghiệp nên chuẩn bị danh sách tài sản, bảng tính khấu hao, hóa đơn mua tài sản, hợp đồng và biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu nếu có. Khi tài sản tăng, giảm hoặc điều chuyển trong năm, hồ sơ liên quan cũng cần được tập hợp để kiểm toán viên đối chiếu với biến động trên sổ kế toán.

Đối với hàng tồn kho, doanh nghiệp nên chuẩn bị bảng nhập – xuất – tồn theo từng nhóm hàng hoặc nguyên vật liệu và biên bản kiểm kê cuối kỳ. Các chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách cần có tài liệu xác định nguyên nhân và phương án xử lý. Với doanh nghiệp FDI sản xuất, hồ sơ về giá thành, nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang cũng cần được chuẩn bị vì có ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và kết quả kinh doanh.

Hồ sơ thuế và giao dịch liên kết cần chuẩn bị những gì?

Hồ sơ thuế giúp kiểm toán viên đối chiếu số liệu trên báo cáo tài chính với các nghĩa vụ thuế đã kê khai trong năm. Doanh nghiệp nên chuẩn bị tờ khai và hồ sơ quyết toán thuế GTGT, TNDN, TNCN cùng các loại thuế hoặc nghĩa vụ liên quan nếu có phát sinh. Những khoản thuế còn phải nộp, đã nộp hoặc đang được xử lý cũng cần được đối chiếu với số dư trên sổ kế toán.

Đối với doanh nghiệp có giao dịch với công ty mẹ hoặc các bên liên kết, cần đặc biệt chú ý đến hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết và thông tin kê khai liên quan. Các khoản mua hàng, phí dịch vụ, tiền bản quyền, khoản vay hoặc giao dịch nội bộ tập đoàn nên được đối chiếu giữa hợp đồng, chứng từ và số liệu kế toán. Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp kiểm tra tính nhất quán giữa báo cáo tài chính doanh nghiệp FDI, hồ sơ thuế và dữ liệu của tập đoàn.

Danh mục hồ sơ thuế nên có thêm: Phụ lục thông tin giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 20/2025/NĐ-CP) và hồ sơ xác định giá nếu không thuộc diện miễn; tờ khai thuế nhà thầu nước ngoài cho các khoản phí dịch vụ, bản quyền, lãi vay trả ra nước ngoài; bảng tính thuế TNDN theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (áp dụng từ kỳ tính thuế 2025); chứng từ nộp lệ phí môn bài năm 2025 (lệ phí này được bãi bỏ từ 01/01/2026); và nếu thuộc tập đoàn có doanh thu hợp nhất từ 750 triệu EUR, tài liệu đánh giá thuế tối thiểu toàn cầu theo Nghị định 236/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp FDI nên chuẩn bị hồ sơ kiểm toán từ khi nào?

Doanh nghiệp không nên chờ đến khi kiểm toán viên bắt đầu làm việc mới tập hợp hồ sơ. Việc chuẩn bị nên được thực hiện trước kỳ kiểm toán để kế toán có thời gian rà soát số dư, bổ sung chứng từ và xử lý các chênh lệch còn tồn tại. Với doanh nghiệp có nhiều giao dịch xuyên biên giới, chuẩn bị sớm càng cần thiết vì một số tài liệu có thể phải phối hợp với công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài.

Trước khi bàn giao hồ sơ, kế toán nên kiểm tra sự thống nhất giữa sổ chi tiết, sổ cái và báo cáo tài chính, đồng thời rà soát những khoản mục có biến động bất thường. Các công nợ lớn, giao dịch liên kết, khoản vay, ngoại tệ và chi phí nội bộ tập đoàn nên được chuẩn bị thêm tài liệu giải trình nếu cần. Cách làm này giúp quá trình kiểm toán tập trung hơn vào những vấn đề trọng yếu thay vì mất thời gian tìm kiếm chứng từ.

Làm thế nào để hồ sơ kiểm toán doanh nghiệp FDI dễ kiểm tra hơn?

Hồ sơ được sắp xếp khoa học sẽ giúp doanh nghiệp phối hợp với kiểm toán viên thuận lợi hơn và giảm thời gian cung cấp tài liệu. Thay vì lưu toàn bộ chứng từ trong một thư mục chung, kế toán nên phân loại theo nhóm tài khoản, nghiệp vụ và kỳ phát sinh. Những tài liệu quan trọng như hợp đồng, chứng từ ngân hàng, biên bản nghiệm thu và hồ sơ giao dịch liên kết nên được lưu cùng nhóm với nghiệp vụ tương ứng.

• Phân loại hồ sơ theo từng nhóm: Pháp lý, kế toán, thuế, nhân sự, tài sản và giao dịch liên kết.
• Đối chiếu số liệu trước kiểm toán: Kiểm tra sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính.
• Đánh dấu giao dịch trọng yếu: Xác định các khoản có giá trị lớn, giao dịch với bên liên kết và biến động bất thường.
• Chuẩn bị tài liệu giải trình: Tổng hợp trước các khoản mục phức tạp hoặc có biến động lớn.
• Kiểm tra hồ sơ còn thiếu: Lập danh sách chứng từ chưa hoàn thiện và bổ sung trước kỳ kiểm toán.

Trao đổi về hồ sơ kiểm toán doanh nghiệp FDI

Hồ sơ kiểm toán doanh nghiệp FDI cần phản ánh đầy đủ hoạt động kế toán tại Việt Nam và những giao dịch có liên quan đến công ty mẹ, tập đoàn hoặc nhà đầu tư nước ngoài. Chuẩn bị đúng nhóm hồ sơ, đối chiếu số liệu và hoàn thiện chứng từ trước kỳ kiểm toán sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc bổ sung tài liệu nhiều lần. Đồng thời, quá trình này cũng giúp phát hiện sớm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế.

Để tìm hiểu phạm vi, căn cứ pháp lý và cách xác định phí kiểm toán, xem bài Dịch vụ kiểm toán doanh nghiệp FDI: căn cứ, hồ sơ, chi phí.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm toán BCTC năm 2025 của doanh nghiệp FDI dùng Thông tư 200 hay Thông tư 99?

BCTC năm 2025 vẫn lập và được kiểm toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng trong năm 2025 (thường là Thông tư 200/2014/TT-BTC). Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026.

Hồ sơ gốc bằng tiếng nước ngoài có cần dịch sang tiếng Việt không?

Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu ra tiếng Việt. Doanh nghiệp nên chuẩn bị bản dịch cho hợp đồng, hóa đơn nước ngoài có giá trị lớn trước khi kiểm toán.

Doanh nghiệp FDI có cần kiểm kê hàng tồn kho trước kiểm toán không?

Nên tổ chức kiểm kê tại ngày kết thúc năm tài chính và mời kiểm toán viên tham gia chứng kiến. Biên bản kiểm kê, bảng xử lý chênh lệch là bằng chứng quan trọng cho khoản mục hàng tồn kho.

Nguồn tham khảo: Luật Kế toán 88/2015/QH13 (sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15); Luật Kiểm toán độc lập 67/2011/QH12, Nghị định 17/2012/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 90/2025/NĐ-CP); Thông tư 99/2025/TT-BTC; Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP; Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15; Nghị định 132/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 20/2025/NĐ-CP) (tra cứu văn bản tại vbpl.vn).