Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nguyên tắc chung là lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, cho từng lần bán. Việc lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng chỉ được áp dụng cho một số lĩnh vực có giao dịch phát sinh liên tục, số lượng lớn và cần thời gian đối soát dữ liệu. Doanh nghiệp ngoài các lĩnh vực này mà gộp hóa đơn cuối ngày có thể bị xử phạt về lập hóa đơn sai thời điểm.
Nguyên tắc thời điểm lập hóa đơn hiện hành
Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/06/2025) đã sửa đổi điều này, bổ sung thời điểm riêng cho vận tải, ngân hàng, bảo hiểm và hàng xuất khẩu. Có thể tóm tắt:
- Bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập tại thời điểm thu tiền (trừ một số khoản đặt cọc, tạm ứng theo quy định).
- Hàng xuất khẩu: chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp sau ngày hàng hóa được thông quan.
- Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục: mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng.
Như vậy, “gom hóa đơn” là ngoại lệ chứ không phải lựa chọn tự do của doanh nghiệp.
Các lĩnh vực được lập hóa đơn định kỳ, tổng hợp
Quy định cho phép một số dịch vụ đặc thù được lập hóa đơn theo kỳ đối soát hoặc tổng hợp, kèm bảng kê chi tiết. Các nhóm thường gặp:
| Lĩnh vực | Cách lập hóa đơn | Lưu ý |
|---|---|---|
| Điện, nước, viễn thông, truyền hình, bưu chính, dịch vụ công nghệ thông tin bán theo kỳ | Lập sau khi ghi chỉ số hoặc kết thúc kỳ quy ước, sau đối soát dữ liệu | Thời hạn lập không quá số ngày quy định tại Điều 9 sau ngày ghi chỉ số hoặc kết thúc kỳ |
| Ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm | Được lập định kỳ theo hợp đồng hoặc theo kỳ tổng hợp giao dịch | Nghị định 70/2025 bổ sung, làm rõ thời điểm cho từng nghiệp vụ |
| Vận tải hàng không, vận tải hành khách qua đại lý, website, sàn thương mại điện tử | Lập theo kỳ đối soát với đại lý, đơn vị trung gian | Cần chứng từ đối soát làm căn cứ |
| Bán lẻ cho người tiêu dùng | Ưu tiên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, lập theo từng lần bán | Không gộp tổng cuối ngày nếu không có quy định riêng |
Danh mục và thời hạn cụ thể của từng lĩnh vực cần đối chiếu nguyên văn Điều 9 Nghị định 123/2020 đã sửa đổi, vì một số trường hợp có điều kiện kèm theo (có hợp đồng, có hệ thống dữ liệu đối soát…).
Thay đổi đáng chú ý theo Nghị định 70/2025
Xăng dầu bán lẻ: lập hóa đơn theo từng lần bán
Trước đây, cửa hàng xăng dầu được tổng hợp doanh số bán lẻ cho khách không lấy hóa đơn và lập một hóa đơn cuối ngày. Từ 01/06/2025, hoạt động bán lẻ xăng dầu phải lập hóa đơn khi kết thúc từng lần bán, gắn với kết nối dữ liệu từ cột bơm. Đây là ví dụ rõ nhất cho xu hướng thu hẹp hóa đơn tổng hợp.
Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng
Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử, trong đó hộ bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Hóa đơn được lập ngay tại quầy, nên không còn nhu cầu “gom” cuối ngày.
Bỏ thao tác hủy hóa đơn
Khi hóa đơn tổng hợp sai, doanh nghiệp không hủy mà xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế; nếu người mua là tổ chức cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Rủi ro khi lập hóa đơn tổng hợp sai quy định
- Phạt lập hóa đơn sai thời điểm: 4–8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Quy định mới đã bỏ cách phạt theo từng số hóa đơn.
- Bị coi là không lập hóa đơn: nếu có giao dịch mà không có hóa đơn tương ứng, mức phạt có thể 15–30 triệu đồng, kèm truy thu thuế.
- Lệch doanh thu kê khai: doanh thu theo hóa đơn và doanh thu thực tế (sổ bán hàng, tiền về tài khoản) chênh lệch là dấu hiệu rủi ro khi cơ quan thuế phân tích dữ liệu.
Nếu đã lập hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp nên chủ động rà soát, điều chỉnh và khai bổ sung; xem thêm các hành vi khai sai thuế và cách tự khắc phục.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng bán lẻ được gộp các đơn khách không lấy hóa đơn vào cuối ngày không?
Nguyên tắc là lập hóa đơn cho từng lần bán. Cửa hàng bán lẻ nên dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để lập ngay khi thanh toán, thay vì tổng hợp cuối ngày.
Lập hóa đơn định kỳ có cần bảng kê không?
Có. Hóa đơn tổng hợp theo kỳ cần bảng kê hoặc dữ liệu đối soát chi tiết từng giao dịch; bảng kê phải lưu cùng hóa đơn và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Lập hóa đơn trễ vài ngày so với ngày giao hàng bị phạt bao nhiêu?
Lập hóa đơn sai thời điểm bị phạt 4–8 triệu đồng mỗi hành vi theo quy định hiện hành; nếu làm chậm nghĩa vụ thuế thì còn phát sinh tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
Nguồn tham khảo: Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Thông tư 32/2025/TT-BTC; Nghị định 125/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Tra cứu tại vbpl.vn.
Cần hỗ trợ ngay? Hãng Kiểm toán AMA cung cấp dịch vụ kế toán thuế. Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà 37 Bà Triệu, phường Cửa Nam, Hà Nội · Hotline 0843 339 444 · info@amagroup.vn.
