Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán khách sạn và công việc cụ thể từng bộ phận

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán khách sạn

Công việc cụ thể từng bộ phận

►Kế toán trưởng

• Là người đứng đầu phòng kế toán, có quyền hạn và trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với các nhân viên kế toán trong khách sạn.

• Là người tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tổ chức và điều hành bộ máy kế toán tại khách sạn.

• Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho khách sạn theo luật định.

• Kiểm soát công tác thu – chi hàng ngày, điều chuyển tiền dư vào tài khoản ngân hàng.

• Kiểm tra và kí các chứng từ kế toán.

• Kiểm soát các hợp đồng liên quan đến chi phí của khách sạn như: quyết toán các hợp đồng; tổng hợp đầu tư giá trị với thuế, ngân hàng; xây dựng và kiểm soát các quy trình liên quan đến vấn đề tài chính kế toán.

• Quan hệ với các cơ quan chức năng: thuế, thanh tra, kiểm toán, chi cục quản lý tài chính doanh nghiệp,…

►Kế toán tổng hợp

• Xử lý và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành; hướng dẫn và quản lý chung

• Thực hiện các bút toán ghi sổ tổng hợp cuối tháng

• Hoàn tất các báo cáo của công ty hàng tháng; quyết toán các hợp đồng còn lại

• Lập và phân tích giá thành sản phẩm

• Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, ngân hàng liên quan đến quyết toán công trình

►Giám sát thu ngân

• Lập danh sách lịch làm việc của nhân viên thu ngân hàng tuần

• Giám sát thời gian làm việc và nghiệp vụ của các thu ngân

• Lập biên bản những trường hợp sai phạm của nhân viên thu ngân và đề xuất biện pháp xử lý kỉ luật thích hợp

►Kiểm soát doanh thu

• Kiểm tra việc hạch toán, nhập liệu doanh thu hàng ngày của các thu ngân

• Đối chiếu doanh thu của các bộ phận hàng ngày

• Kiểm soát giá cả hàng hóa, dịch vụ bán ra

• Hỗ trợ kế toán công nợ trong công tác thu hồi công nợ

►Thống kê, đối chiếu hàng hóa bán ra

• Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên captain order từ nhà hàng, từ bếp,…với số liệu của khách, số liệu của khách với hóa đơn GTGT để đảm bảo tính nhất quán của số liệu

►Kế toán chi phí, giá thành

• Theo dõi các khoản chi phí với định mức của kế hoạch chi phí, đề xuất các trường hợp vượt quá định mức

• Phân tích biến động của các chi phí, đề xuất các biện pháp quản lý chi phí, tài sản

• Kiểm tra, phân bổ các chi phí khấu hao và lương vào các trung tâm chi phí

• Kiểm tra, theo dõi các loại hợp đồng, đảm bảo hạch toán đầy đủ các chi phí theo đúng nguyên tắc

• Kiểm soát giá cả, dịch vụ hàng hóa, yêu cầu tổ mua hàng hoặc bộ phận liên quan giải trình nếu có sai sót hoặc sự cố

• Kiểm tra quy trình, thủ tục nhập – xuất của nhân viên cấp dưới

• Theo dõi báo cáo vật tư, đối chiếu với báo cáo kiểm kê kho hàng tháng, phụ trách kiểm kê hàng hóa, vật liệu định kỳ

• Hạch toán và phân bố giá vốn chi phí hợp lý

• Xác định giá vốn phân theo các nhóm dịch vụ thích hợp

►Kế toán tiền mặt

• Theo dõi tiền mặt VNĐ, tiền mặt ngoại tệ các loại

• Lập phiếu thu – chi hàng ngày

• Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ

• Kiểm kê quỹ hàng quý

• Theo dõi và báo cáo thu – chi tiền mặt

• Báo cáo luân chuyển tiền tệ

• In các bảng kê chứng từ hàng tháng giao cho bộ phận quản lý chứng từ

►Kế toán thuế

• Kiểm tra và báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo thời gian quy định

• Quản lý và theo dõi các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước

• Soạn thảo các công văn liên quan các vấn đề về thuế

• Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc hỗ trợ và giải trình với các cơ quan thuế

►Kế toán TSCĐ, CCDC

• Tổ chức ghi chép, phản ánh các số liệu liên quan đến TSCĐ, CCDC như: nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng

• Tính toán và phân bố khấu hao TSCĐ, phân bố chi phí CCDC hàng tháng vào chi phí hoạt động

• Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC

• Kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ

• Báo cáo tình hình bể vỡ của CCDC hàng tháng

►Kế toán ngân hàng

• Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng

• Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác

• Lập bảng kê vay vốn, thu hồi và kiểm tra các chứng từ gốc vay vốn, sắp xếp và hoàn trả chứng từ gốc cho bộ phận lưu trữ chứng từ

• Kết hợp với kế toán công nợ phải thu để báo cáo tình hình công nợ phải thu một cách chính xác

• Theo dõi tình hình thanh toán thẻ tín dụng của khách hàng, lập bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá

►Giám sát thu mua

• Giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên thu mua theo quy trình được phê duyệt

• Điều phối hoạt động, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

• Hướng dẫn công tác mua hàng, nhập hàng, cân đối với hạn mức tồn kho từng loại vật liệu

• Kiểm tra chọn mẫu hàng tháng về giá cả và chất lượng

►Kiểm toán đêm

(Trong khách sạn, kiểm toán đêm (Night Auditor) là nhân viên thuộc bộ phận Tài chính – Kế toán, làm việc vào ban đêm tại khu vực tiền sảnh, đảm nhận nhiệm vụ chính là kiểm soát tất cả các hoạt động giao dịch hàng ngày và doanh thu của khách sạn. Tùy theo quy mô của khách sạn mà sẽ có 1 hoặc nhiều nhân viên đảm nhiệm vị trí công việc này.)

• Kiểm tra chứng từ, sổ sách, kiểm kê bàn giao tiền mặt tại các quầy thu ngân

• Chuyển hồ sơ chứng từ đến nhân viên kiểm soát doanh thu

• Phụ trách thu ngân các quầy từ 23h hàng ngày

• Báo cáo doanh thu từng vụ việc trong ngày

• Báo cáo hàng bể vỡ

• Đóng hệ thống POS

►Kế toán công nợ phải trả

• Theo dõi hàng hóa mua vào theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, hợp đồng

• Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp

• Cập nhật các chứng từ bù trừ công nợ

• Kết hợp với các kế toán bộ phận khác kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp

• Báo cáo tình hình công nợ và thời hạn thanh toán. Lập kế hoạch thanh toán hàng tháng

►Thủ quỹ

• Quản lý, theo dõi các khoản thu – chi tiền mặt

• Báo cáo tiền mặt tại quỹ vào cuối mỗi ngày

• Nộp tiền vào ngân hàng khi tồn quỹ vượt mức theo quy định

• Kiểm kê quỹ định kỳ và lập báo cáo kiểm kê vào cuối tháng

• Chịu trách nhiệm về việc chi tiền ra theo đúng quy trình, quy định; giải trình các khoản tiền chênh lệch khi có yêu cầu

• Kiểm soát sự biến động của ngoại tệ

• Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

►Nhân viên thu ngân

• Thực hiện công việc thu ngân theo quy trình, quy định

• Báo cáo và nộp tiền mặt cho thủ quỹ theo quy định

• Kiểm soát nhân viên nhà hàng trong quá trình ghi nhận captain order, thu tiền và hoàn trả tiền thừa cho khách

• Kiểm soát hàng hóa, dụng cụ bể vỡ tại khu vực phụ trách, lập biên bản, báo cáo đến