Kiểm kê tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định tất cả những điều cần biết ?

Home Tin tức Kiểm kê tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định tất cả những điều cần biết ?

10 tháng 11, 2023 Tin tức

NỘI DUNG BÀI VIẾT

Cập nhật mới nhất 14/02/2025 by admin

Kiểm kê là gì ? Thì đây là quá trình kiểm tra và xác định số lượng, chất lượng và giá trị của tài sản, hàng hóa, vật liệu, tiền mặt và các khoản nợ, có mục đích để đảm bảo tính hiện hữu, chính xác và đầy đủ của tài sản làm cơ sở để lập và trình bày Báo cáo tài chính và cung cấp thông tin tài chính của một tổ chức hay doanh nghiệp.

Thời điểm kiểm kê thường được thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc khi có sự kiện đặc biệt như kiểm tra tài sản trước khi thực hiện một thỏa thuận mua bán hoặc chuyển nhượng, cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.

MỤC ĐÍCH KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO, TIỀN MẶT, TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Mục đích kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê tiền mặt, kiểm kê tài sản cố định là để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin về số lượng, giá trị và chất lượng của hàng hóa trong kho, tiền mặt trong quỹ, tài sản đang sở hữu của một tổ chức hay doanh nghiệp. Ví dụ cụ thể các mục đích cụ thể của kiểm kê hàng tồn kho bao gồm:

Xác định số lượng hàng tồn kho: Kiểm kê hàng tồn kho giúp xác định chính xác số lượng hàng có trong kho. Điều này giúp đảm bảo thông tin về số lượng hàng hóa được cập nhật đúng và chính xác trong hệ thống quản lý.
Phát hiện sai sót và lỗi: Kiểm kê hàng tồn kho giúp phát hiện các sai sót, lỗi trong quá trình quản lý hàng hóa như hàng hóa bị hư hỏng, hàng hóa bị mất mát, sai sót trong ghi chép và lưu trữ. Điều này giúp cho việc điều chỉnh, sửa chữa và cải thiện quy trình quản lý hàng hóa.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm kê hàng tồn kho cũng giúp kiểm tra chất lượng của hàng hóa. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành công nghiệp như thực phẩm, dược phẩm, nơi chất lượng hàng hóa có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và an toàn của người tiêu dùng.
Cung cấp thông tin cho quản lý và báo cáo tài chính: Kết quả kiểm kê hàng tồn kho cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý và báo cáo tài chính. Thông tin này giúp quản lý đưa ra quyết định về quản lý hàng hóa, đầu tư, sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra, thông tin kiểm kê cũng cần được báo cáo trong báo cáo tài chính để cung cấp thông tin cho các bên liên quan như cổ đông, nhà đầu tư và ngân hàng.

MỤC ĐÍCH KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO, TIỀN MẶT, TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

03 BƯỚC CỦA MỘT CUỘC KIỂM KÊ CỦA DOANH NGHIỆP

Tần suất kiểm kê có thể hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm, tuy nhiên cuộc kiểm kê định kỳ lớn nhất thường là thời điểm kết thúc niên độ ngày 31/12/20xx. Phần đầu bài viết này tôi sẽ chia sẻ và hướng dẫn các bạn các bước thực hiện và kiểm soát việc kiểm kê tiền mặt, tài sản cố định, hàng tồn kho.

Cuộc kiểm kê thông thường được chia làm 03 giai đoạn là: (1) lập kế hoạch kiểm kê; (2) thực hiện kiểm kê; (3) Tổng hợp và báo cáo kết quả kiểm kê.

01. Lập kế hoạch, chuẩn bị kiểm kê

Đầu tiên, Doanh nghiệp thành lập Ban kiểm kê tài sản trong đó một trong các thành viên Ban giám đốc là trưởng ban. Thành phần còn lại bao gồm các đơn vị/ phòng trực tiếp quản lý tiền mặt, tài sản cố định, hàng tồn kho và đơn vị/ phòng độc lập để đảm bảo quá trình thực hiện và tổng hợp kết quả kiểm kê được chính xác, khách quan, minh bạch. Gợi ý của Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AMA thì thành phần bao gồm:

Trưởng ban: Thành viên Ban giám đốc
Thành viên: nhân sự phòng kế toán; nhân sự phòng hành chính; nhân sự phòng kiểm soát nội bộ; nhân sự phòng kỹ thuật, sản xuất và toàn bộ thủ kho, thủ quỹ.

Thứ hai: Sau khi Ban kiểm kê được thành lập sẽ tổ chức họp là lên kế hoạch chi phí và lịch trình chi tiết cho từng đối tượng, từng địa điểm được kiểm kê (đối với đơn vị có nhiều chi nhánh, nhiều kho hàng, nhiều quỹ tiền mặt). Lịch trình cần đảm bảo tối ưu về chi phí và thời gian cũng như phù hợp với kế hoạch sản xuất cuối năm.

Thứ ba: Doanh nghiệp cần căn cứ thực trạng về quản lý tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định để ban hành tài liệu hướng dẫn kiểm kê hay sổ tay kiểm kê. Trưởng ban cần đảm bảo mọi thành viên đều đọc và hiểu hướng dẫn kiểm kê. Hướng dẫn kiểm kê cần có nội dung chính như: hướng dẫn về đối tượng được kiểm kê, các kỹ thuật kiểm kê tương ứng với các đối tượng được kiểm kê, các lưu ý về an toàn trong công tác kiểm kê,….

02. Thực hiện kiểm kê

Bắt đầu từ một điểm khởi đầu, các nhóm kiểm kê sẽ đi qua từng kho, địa điểm, vị trí lưu trữ và kiểm tra số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa, tiền mặt, tài sản cố định. Kiểm kê có thể được thực hiện bằng cách đếm số lượng hàng hóa, tài sản, tiền mặt thực tế, so sánh với thông tin trong hệ thống quản lý và ghi chép lại kết quả kiểm kê.

Thực hiện kiểm kê

Một số lưu ý khi thực hiện kiểm kê:

Kiểm kê tiền mặt: Cần lấy toàn bộ tiền, ngoại tệ, vàng, các tài sản khác tương đương tiền trong két sắt ra để thực hiện kiểm đếm
Các thành viên trong nhóm kiểm kê cùng nhau ghi lại kết quả và đối chiếu với nhau.

Trường hợp phát hiện thừa hay thiếu cần ghi nhận lại và tìm rõ nguyên nhân.

Kiểm kê tài sản cố định: Kiểm kê theo khu vực hoặc địa điểm lưu giữ nhưng đảm bảo không được bỏ sót

Các tài sản cố định đã kiểm kê cần được đánh dấu

Các thành viên cùng nhau ghi nhận và đánh giá hiện trạng của tài sản có đang sử dụng hay không? Có đúng như mô tả trong hồ sơ tài sản cố định của phòng hành chính quản lý?

– Kiểm kê hàng tồn kho: cần áp dụng phương pháp kiểm kê phù hợp để đánh giá đúng lượng tồn kho thực tế (lượng tồn kho có thể là kg, cái, thùng,…)

Trong quá trình kiểm kê cần đánh dấu đối với loại hàng đã kiểm đếm để tránh đếm trùng, bỏ sót

Đối với hàng tồn kho kém phẩm chất, lỗi thời, quá date, hư hỏng cần tìm hiểu rõ nguyên nhân để có hướng đề xuất xử lý phù hợp
Trong trường hợp phát hiện thừa thiếu khi kiểm kê cần làm rõ nguyên nhân trình trưởng Ban để có phương án xử lý phù hợp.

– Lưu ý chung đối với công tác quản lý hàng tồn kho: trong quá trình kiểm kê, các nhóm kiểm kê cần đánh giá tính khoa học, tổ chức trong việc lưu giữ và sắp xếp hàng tồn kho. Việc lưu trữ hàng tồn kho cần được treo biển, bảng, có phiếu theo dõi nhập xuất cũng như đảm bảo dễ dàng trong nhập xuất kho. Trường hợp phát hiện các rủi ro về an toàn lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy cần ghi nhận lại để báo cáo Trưởng ban có phương án khắc phục và xử lý phù hợp.

03 Tổng hợp và báo cáo kết quả kiểm kê

Đây là bước các đội nhóm sẽ tổng hợp kết quả, đối chiếu số lượng kiểm đếm thực tế. Trường hợp có phát sinh chênh lệch kết quả giữa các thành viên cần thực hiện kiểm đếm lại để xác định kết quả cuối cùng.

Đối với những vấn đề phát hiện trong quá trình kiểm kê như: thừa thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân; hàng quá date, hư hỏng, lỗi thời do nguyên nhân quá trình sinh hóa tự nhiên hay bị mất cắp cần được ghi nhận số liệu cụ thể để báo Trưởng ban kiểm kê trình cấp có thẩm quyền phê duyệt xử lý theo quy định của Công ty và pháp luật liên quan.

Bạn nên xem: 26 chuẩn mực kế toán [ mới nhất ] năm

Đối với các yếu kém trong quản lý hàng tồn kho, tiền mặt, tài sản cố định như sắp xếp gây mất an toàn lao động, logistics nội bộ khó khăn, làm giảm phẩm chất hàng tồn kho, thiếu hụt tiền mặt lớn trọng yếu,… cần được ghi nhận lại cụ thể để có biện pháp cải thiện, tăng hiệu quả hoặc quy trách nhiệm cá nhân liên quan theo quy định Doanh nghiệp.

Sản phẩm cuối cùng là Báo cáo kết quả kiểm kê trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Báo cáo cần nêu rõ thực trạng hàng tồn kho, tiền mặt, tài sản cố định của Công ty tại thời điểm được kiểm kê kèm theo các tồn tại hay phát hiện trong quá trình kiểm kê để cấp có thẩm quyền phê duyệt, xử lý, cải thiện và phản ánh lên Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp.

KIỂM TOÁN VIÊN CHỨNG KIẾN KIỂM KÊ NHƯ THẾ NÀO?

Trong nội dung này Kiểm toán AMA sẽ chia sẻ đến các bạn Phương pháp, cách thức Kiểm toán viên thực hiện chứng kiến kiểm kê và thu thập bằng chứng kiểm toán đối với trường hợp hoạt động này là một phần của cuộc kiểm toán mà không phải là hợp đồng kiểm kê 100%.
Thông qua việc chứng kiến kiểm kê của Khách hàng, Kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán, đánh giá quá trình kiểm kê và tổng hợp báo cáo kết quả kiểm kê để xác minh cho tính hiện hữu, tính chính xác,…

Kiểm kê hàng tồn kho những bước Kiểm toán viên cần thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị trước khi tham gia kiểm kê

Thu thập thông tin về kế hoạch kiểm kê của khách hàng: thời gian, địa điểm, nhân sự.
Thu thập về hướng dẫn kiểm kê của khách hàng (nếu có).
Tìm hiểu khách hàng có bao nhiêu kho, chủng loại vật tư, hàng hóa tại mỗi kho (phỏng vấn kế toán).
Tìm hiểu xem khách hàng có nhận hàng hóa ký gửi hay gửi hàng hóa ở nơi khác (phỏng vấn thủ kho/kế toán).

Bước 2: Kiểm toán viên làm quen khu vực kiểm kê và tính chất hàng hoá

Quan sát khu vực kiểm kê và ghi nhận lại trong giấy làm việc các nội dung sau

1. Đánh giá chung về kho hàng:

Kho hàng có đảm bảo điều kiện vệ sinh không?
Có các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy, nổ, trộm cắp… không?
Khác….

2. Mô tả cách thức lưu trữ, sắp xếp hàng trong kho (đối với từng loại hàng):

• Cách sắp xếp hàng có khoa học, dễ tìm, dễ kiểm đếm không?
• Có đảm bảo an toàn cho tài sản hay không?
• Việc bảo quản hàng tồn kho nhất là các loại hàng dễ hư hỏng, loại hàng có giá trị lớn có đảm bảo hay không?
• Đối với các loại hàng có hạn sử dụng thì việc sắp xếp đã đảm bảo hàng sẽ được xuất kho theo thứ tự hạn sử dụng chưa?
• Hàng của đơn vị có để tách riêng với hàng giữ hộ không? (Lưu ý trường hợp cho thuê 1 phần của kho hoặc giữ hộ hàng…)
• Khác ….

Bước 3: Chon mẫu, chứng kiến kiểm kê :

1. Chọn mẫu:

Đề nghị bộ phận kế toán của khách hàng cung cấp số liệu tồn kho gần nhất với thời điểm kiểm kê (30/11/20xx hay x/12/20xx…), trên đó thể hiện số lượng và giá trị tồn của từng mặt hàng. Thông thường, Kiểm toán viên sẽ chọn mẫu các mặt hàng có giá trị (hoặc đơn giá) lớn.
Chọn mẫu ngẫu nhiên một số mặt hàng trong kho.

2. Chứng kiến kiểm kê và ghi nhận lại trong giấy làm việc:

Quan sát và ghi nhận phương pháp, cách thức kiểm đếm đối với từng loại hàng.
Các mặt hàng đã kiểm kê rồi có được đánh dấu không? Cách đánh dấu?
Các phiếu, giấy tờ kiểm kê có được kiểm soát tốt không?
Việc di chuyển hàng hoá trong khi kiểm kê có được kiểm soát để tránh đếm trùng hoặc đếm sót không?
Đảm bảo quá trình kiểm đếm của đơn vị là đầy đủ, không có loại hàng bị bỏ sót hoặc đếm trùng (toàn bộ các loại hàng trong kho đều phải được kiểm đếm chứ không phải chỉ đối với mẫu chọn của Kiểm toán viên)
Các thành viên có cùng ghi chép không hay chỉ có 1 người ghi? Nếu nhiều người cùng ghi chép kết quả thì có đối chiếu không? Việc đối chiếu có được thực hiện nghiêm túc không?
KTV ghi nhận trong giấy làm việc số lượng kiểm kê thực tế của các mặt hàng chọn mẫu. Đối chiếu với số lượng tồn trên thẻ kho (bắt buộc) và sổ kế toán (nếu được). Nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào, đề nghị khách hàng giải thích nguyên nhân.

Đối với các mặt hàng chọn mẫu, đề nghị khách hàng ký xác nhận vào số liệu kiểm kê của Kiểm toán viên đã ghi nhận.

Đối với những mặt hàng đóng gói trong hộp, thùng, phuy, két…, Kiểm toán viên phải kiểm tra chọn mẫu xem trong đó có hàng không và có đủ lượng hàng như ghi ngoài bao bì không.

KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Bước 1: Thu thập tài liệu

Thu thập danh mục TSCĐ theo bộ phận quản lý, sử dụng (từ phòng Kế hoạch, Hành chính hoặc phòng Kế toán)

Thu thập chi tiết TSCĐ theo tên tài sản, nguyên giá… tại 31/12/20xx do phòng Kế toán theo dõi.

Đưa ra nhận xét nếu không thể đối chiếu giữa 2 tài liệu trên.

Bước 2: Chứng kiến kiểm kê

Thông thường, nếu số lượng tài sản không quá lớn thì KTV sẽ chứng kiến kiểm kê toàn bộ.

Nếu có quá nhiều TSCĐ thì cũng chọn mẫu các TSCĐ có nguyên giá lớn.

Các TSCĐ đã kiểm kê rồi có được đánh dấu không? Cách đánh dấu?
Các phiếu, giấy tờ kiểm kê có được kiểm soát tốt không?
Đảm bảo quá trình kiểm kê của đơn vị là đầy đủ: đã kiểm kê toàn bộ các TSCĐ ở các phòng, ban, bộ phận.
KTV ghi nhận trong giấy làm việc: tên TSCĐ, bộ phận quản lý, sử dụng, mô tả về tên hãng sản xuất, thông số kỹ thuật, tình trạng sử dụng tại thời điểm kiểm kê.

Đối chiếu với tên TSCĐ trên sổ kế toán. Trao đổi lại với khách hàng nếu không thể đối chiếu được.

Bước 3: Ngoài các tài liệu đã có ở bước 1, thu thập thêm:

1. Kế hoạch kiểm kê;

2. Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê;

3. Kết quả kiểm kê của toàn bộ TSCĐ hoặc các TSCĐ mà KTV đã chọn mẫu (KTV lập);

4. Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê (khách hàng lập);

Lưu ý:

Đảm bảo việc tổng hợp kết quả kiểm kê từ kết quả của các nhóm kiểm kê là không bị bỏ sót bất cứ tài liệu kiểm kê thực tế nào mà các nhóm kiểm kê đã thực hiện
Đảm bảo rằng các tài liệu kiểm kê chi tiết của các nhóm được lưu giữ đầy đủ để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
Đảm bảo rằng các kết quả kiểm kê chi tiết này có đủ chữ ký của những thành viên trong nhóm kiểm kê.

5. Các tài liệu khác…

Bước 4: Tổng hợp Báo cáo kiểm kê của Kiểm toán viên đưa ý kiến đánh giá về cuộc kiểm kê.